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什么是文秘
      文秘顧名思義就是文員與秘書的統(tǒng)稱，是隨著科學(xué)經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化。它在輔助各級領(lǐng)導(dǎo)進行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經(jīng)成為二十一世紀中國經(jīng)濟發(fā)展十大需求專業(yè)之一。

      文秘的工作內(nèi)容和要求

      工作內(nèi)容
      1、 負責(zé)人事處文秘、公章管理；
      2、 開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào)動通知；
      3、 負責(zé)各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作；
      4、 負責(zé)本部門的信訪接待和日常事務(wù)工作；
      5、 負責(zé)人事檔案和文書檔案的管理工作；
      6、 協(xié)助做好人事統(tǒng)計報表的統(tǒng)計工作；
      7、 負責(zé)人事處網(wǎng)頁的維護和文件、表格的錄入工作；
      8、 做好本部門計生、安全保衛(wèi)、保密等工作；
      9、 完成處領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作；

      專業(yè)知識要求
      一般機構(gòu)或公司在雇用文秘時，大都希望文秘能受過專業(yè)訓(xùn)練。這種訓(xùn)練可來自機構(gòu)公司自己辦理及學(xué)校或民間文秘專業(yè)訓(xùn)練中心提供等。訓(xùn)練課程包括人事管理、禮儀、公共關(guān)系、文秘實務(wù)、電腦、打字、英語會話及商用英文等。這些專業(yè)知識的訓(xùn)練很重要，因為現(xiàn)在有許多機構(gòu)的文秘，并未受過專業(yè)的訓(xùn)練，因此擔(dān)任文秘工作，往往不了解自己該做什么工作，如果主管亦不能發(fā)揮指導(dǎo)的責(zé)任，則往往要花費許多的時間和精力，自己工作中去摸索這方面的知識�？梢娙绻�文秘人員，在就職前，先接受文秘專業(yè)知識課程的訓(xùn)練，必能對其擔(dān)任的工作有所助益。

      實務(wù)技能要求
      實務(wù)方面的技能為處理文秘業(yè)務(wù)所需要的技術(shù)與能力。一般而言，實務(wù)方面的技能包括速記、電腦操作、打字技術(shù)、檔案管理、電話禮儀、應(yīng)對能力、語言能力，及其他事務(wù)的操作等。早期的文秘實務(wù)中，打字技術(shù)占相當(dāng)重要的角色。近年來，由于科技的發(fā)展與運用，電腦技術(shù)廣被需求，所以打字技術(shù)與電腦技術(shù)同為不可或缺的實務(wù)技能。目前各機構(gòu)已推行行政電腦化、組織電腦化、人事電腦化、會計預(yù)算電腦化、生產(chǎn)管理電腦化等等。尤其是企業(yè)界，要求文秘必須接受電腦訓(xùn)練，以便能應(yīng)付電腦化的一切文秘業(yè)務(wù)。

      行業(yè)知識要求
      各行各業(yè)的文秘，都應(yīng)通曉其專業(yè)業(yè)務(wù)的知識。國貿(mào)文秘必須能熟悉國際貿(mào)易實務(wù)與流程。法律文秘必須擅長法律知識。財務(wù)文秘必須精通會計、稅務(wù)、財政及商事法等。由此可知，在每一行業(yè)中，都有其專門的業(yè)務(wù)知識。文秘在決定從事那一行業(yè)前，可先修習(xí)相關(guān)的課程，或閱讀相關(guān)的書籍以增加專門業(yè)務(wù)知識，才能符合實務(wù)業(yè)務(wù)的需要。

      經(jīng)驗要求
      專門知識與技能，雖然非常重要，但理論需要配合實務(wù)。實務(wù)上經(jīng)驗尤其珍貴。對于文秘業(yè)務(wù)。是否能順利進行，尤其需依賴經(jīng)驗。例如，文書之處理，光憑理論尚嫌不夠，因必須考慮到各種文件之性質(zhì)，文件之內(nèi)容，及文件之時效性，然后決定處理之優(yōu)先順序。這些判斷需要以經(jīng)驗作為依據(jù)。有經(jīng)驗的文秘，不必主管交待，就能以其經(jīng)驗，正確的判斷力，冷靜而審慎的處理事務(wù)，以其積極、主動、隨機應(yīng)變的能力，圓滑的推動其工作，若加上其純熟的技能，就是一位非常優(yōu)秀而受歡迎的文秘了。

      人際關(guān)系的技巧要求
      人際關(guān)系的技巧，即是公共關(guān)系的能力。文秘的人際關(guān)系可分為對內(nèi)與對外。對內(nèi)的人際關(guān)系對象為上司、同事及屬下等。對外則需面對顧客及業(yè)務(wù)相關(guān)的單位。文秘必須能運用靈巧的人際關(guān)系技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，使其具有良好的形象。對于同事，文秘要建立融洽相處的人際關(guān)系，業(yè)務(wù)才能順利推展；對于屬下者，也需要好的人際關(guān)系，才能使上下人脈和諧，必能在對外處理業(yè)務(wù)時，和氣待人，考慮周到，圓滿達成任務(wù)。

      怎樣做一個成功的文秘

      文秘的工作都比較煩瑣，就像胡雪巖說的八個壺七個蓋，你要同時保證每個茶壺上都有蓋，沒有別人的幫忙很難做到。即使你百事不求人，你也會事倍功半……要做好文秘工作，不僅要得到領(lǐng)導(dǎo)的信賴，還要得到各科室的信賴，而且是長期的信賴，所以文秘必須知道自己的位置，為人寬容和坦誠。一個稱職的文秘，在承受抱怨的同時，應(yīng)想方設(shè)法改進自己的工作，加強與對方的溝通。作為文秘，要學(xué)會與各種人打交道，若是一味關(guān)照與自己相近的人，而對自己不喜歡的人予以排斥，最后受損失的還是自己。所以待人應(yīng)多些寬容，以工作大局為重，切不可根據(jù)自己的好惡去處理人際關(guān)系。文秘應(yīng)該具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。首先她要理解領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，思維方式和工作方法，只有這樣，才能及時、準確、完整地將領(lǐng)導(dǎo)的指示傳達給各個科室。另外一方面，就是與同事之間，與各個部門之間溝通協(xié)調(diào)好，理解他們的工作意圖，準確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報。部門與部門之間，領(lǐng)導(dǎo)與部門之間，如果文秘能協(xié)助去除溝通屏障，會讓各科室之間的協(xié)調(diào)更和諧。在各科室的人眼里，文秘比較了解領(lǐng)導(dǎo)，所以經(jīng)常希望能得到文秘的"關(guān)照"，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正想法和意圖。事實上，每個人由于處在這信息爆炸的時代，每天吸收不同的信息與情報，思想也時時隨著資訊沖擊、知識的累積而改變，所以作為文秘，誠實是最好的溝通協(xié)調(diào)的方法了。

      做一個成功的文秘應(yīng)該注意以下幾點：
      （1） 有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊。雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，文秘要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會感到你是一個好文秘。
      （2） 領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷。如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動。
      （3） 注意保密工作。文秘和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道較多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的文秘是不稱職的，而且會給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩�！　�
      （4） 負責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時，做文秘工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為文秘的行動是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。
      （5） 平時多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料。領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，文秘就要將有關(guān)資料及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會對他的決策有參考價值。
      （6） 不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀。輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導(dǎo)會從內(nèi)心埋怨文秘。最好只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。
      （7） 多到群眾中去。聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。文秘做到及時反映群眾要求，可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾，群眾也會對文秘反映群眾情緒的作法極為滿意。

      審視自我加強入行攻略

      文秘并不像想象的那么輕松。所以，如果有意做文秘這行，那就必須先審視一下自己是否具備必要的素質(zhì)：
      　�。�1）具有細致、周到的思考習(xí)慣，一絲不茍的工作作風(fēng)；
      　�。�2）辦事條理清楚、記憶準確；
      　�。�3）忠心、誠實、不喧賓奪主；
      　�。�4）了解企業(yè)和公司的部門機構(gòu)和人員配置，精通文秘工作的基本知識；
      　�。�5）具有較高的外語水平和文字能力；
      　�。�6）具有中英文打字等現(xiàn)代化辦公手段；
      　�。�7）具有一定的公關(guān)能力，懂得一定的社交禮儀。
      文秘貼近領(lǐng)導(dǎo)，處于從屬地位，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，也是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系上下左右各方和群眾的橋梁、紐帶。特殊的職能與地位決定了文秘人員必須具有剛?cè)峒鎮(zhèn)涞牧己眯睦硭刭|(zhì)。"剛"，即原則上堅定，性格上堅毅，意志上堅強，行動上果敢，待人處事剛直明快。"柔"則表現(xiàn)為方法的靈活，態(tài)度的謙慎，作風(fēng)的民主，關(guān)系的和諧，待人處事穩(wěn)健沉著。剛與柔相得益彰、兼而有之的文秘乃優(yōu)秀人才，但事實上也有人在這方面表現(xiàn)不足。主要表現(xiàn)為：原則模棱兩可，奉行"難得糊涂"信條，一味退讓遷就，求得息事寧人，辦事優(yōu)柔寡斷，工作聽之任之，人云亦云，缺乏主見。自以為是，心高氣傲，態(tài)度生硬，固執(zhí)己見，不作自我批評，不注意工作方法。
      對于氣質(zhì)、性格、性別、年齡不同的人來說，不管你個性如何，都必須把個性溶于文秘角色之中，而不能讓文秘角色服從于你的個性。因此，準確地把握好剛?cè)徇m度的原則，是對文秘人員的共性要求。那么，怎樣做到剛?cè)徇m度呢？總地來說，"剛"與"柔"，存在于心，用乎于妙，屬于心理品質(zhì)。關(guān)乎思想修養(yǎng)，不是一般的機械操作所能掌握的，而是一門微妙高深的"心法"。它除了自然的秉賦外，更需要廣博的知識、敏銳的思維、強干的能力和洞明世事的經(jīng)驗。這就要求我們努力地躬身于實踐，接受實踐的磨練，在實踐中留心世事，積累經(jīng)驗，把握好工作環(huán)境與對象，因時因地因人因事作好心理調(diào)適，做到用剛使柔恰到好處，保證行為方式的高度有效，實現(xiàn)最佳工作效益。